Planejando uma
Festa
Planejar uma festa pode se
tornar muito cansativo, principalmente se tudo é deixado para o último
minuto. Por isso, segue abaixo um planejamento que poderá te ajudar na
organização do evento.
Mãos à obra!!!
Faça um arquivo (no computador, ou num
caderno) anotando todos os passos do planejamento. Este é o primeiro passo, e o
mais importante! Escreva tudo o que você vai precisar fazer, na forma de Check
List
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos, mais vai diluir os gastos. Porque todos os fornecedores exigem pagamento até a data do evento.
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos, mais vai diluir os gastos. Porque todos os fornecedores exigem pagamento até a data do evento.
A festa do meu filho me programei com 6
meses de antecedência para que tudo saísse do jeitinho que eu sonhei, até
porque o número de convidados seria grande. Então, logo tratei de pensar no
tema (1º Passo); o que mais chamava a atenção
do meu filho no momento? Os bichinhos da Floresta no quarto dele! Como ele
ainda não tem muitas preferências, resolvi fazer esse tema que acompanharia o
chá de bebê e a decoração do quarto. Ponto! Esse foi o passo inicial.
2º Passo – Iremos fazer em casa, no Buffet, ou locação de um espaço?
Escreveria aqui milhões de linhas para colocar pra vocês os prós e contras de
cada local. Mas acho que esse item é bem pessoal e vai de acordo com a
realidade de cada um. No caso do meu filho, escolhi fazer em nossa casa, pois
alguns familiares não a conheciam ainda, alguns amigos também, sem contar que
eu fiz muitas guloseimas e, pra transportar tudo para outro lugar ficaria
complicado. Com o dinheiro da locação de outro espaço, investi ainda mais na
festinha. Agora se a festa for em salão, Buffet, sítio... melhor fazer a
reserva imediata (4 meses antes) para não correr o risco de já estar reservado
para a sua data).Tá aí, fica a dica.
3º Passo – Lista de convidados separados por adulto e crianças. É de suma
importância saber a quantidade de adultos para calculo das comidas, bebidas,
acomodação de mesas.
A revista Crescer tem uma calculadora
bem legal, vale a pena conferir:
Importante saber a quantidade de crianças
para entrega de lembrancinhas.
Se o número de crianças for grande, o
ideal é locar brinquedos e recreação para entretenimento dos mesmos, caso
contrário, você verá um monte de crianças correndo pra lá e prá cá brincando de
pega-pega ou esconde-esconde (fato).
4º Passo - Data da festa e Quantidade de convites; aonde será feito?
Empresa de personalizados ( no caso do meu filho, ele tem uma super sorte, o
padrinho dele é design e faz cada arte linda, o convite do meu filho foi feito
por ele – padrinho). Com a data, local, horário e quantidade de convidados,
borá confeccionar o convite.
5º Passo – O que será oferecido na festa? Almoço; Coquetel; Jantar;
Baladinha? Não se esqueçam: O tipo de cardápio servido tem de ser de acordo com
o horário inicial do convite. Exemplo: As 14:00 almoço – as 16:00 coquetel – as
19:00 jantar – as 20:30 Coquetel Baladinha.
6º Passo – Se estou me programando com 6 meses de antecedência, quanto
terei pra investir nesse evento? Se você for igual a mim, que não tem dinheiro
guardado (RS)... É bom saber quanto poderá investir por mês. Na festa do meu
filho cada mês eu comprava algo; (primeiro mês eu já sabia o tema, fui as
compras na 25 de março. Tudo que achei sobre o tema floresta leão, macaco,
girafa e elefante eu comprei. Segundo mês pesquisei personalizados lixinhos pra
carro, ecobags pras mamães, modelo lembrancinha para as crianças etc...) E por
aí foi.
7º Passo – O que poderei fazer em casa pra diminuir gastos. Vejam bem,
esse item é bastante delicado, as vezes pensamos que fazer em casa sairá mais
barato, mas só faça algo em casa se você dominar o assunto. Exemplo: Cupcake:
Já fez antes? Qual recheio você usou, qual massa, Qual Cobertura? O total de
todos os itens foi menor do que o orçamento que você fez com aquela doceira? E
o seu tempo, gás, energia? Tudo isso precisa ser calculado e por aí vai.....
8º Passo – Momento da contabilização dos custos pra saber se consegue
investir em mais alguma coisa.
9º Passo – Corra com a entrega do convite 1mês e 1/5 antes. É
desagradável receber convite no mês do evento ou 2 semanas antes e, ainda
exigir a presença do convidado. Hoje em dia as pessoas participam de muitos
eventos e o quanto antes receber o convite á chance de ter a presença do
convidado em sua festa é quase de 100%.
È elegante enviar aos convidados um: GUARDE A DATA, esse é um cartão (pode ser postado por e-mail ou correio) que
a pessoa deverá guardar a data em sua agenda e que logo mais receberá o convite
oficial.
10º Passo – Check list final de todo planejamento.
Dicas – Sempre
calcule 15% a mais de tudo, pois poderão comparecer todos os convidados e
agregados no evento, ou alguém especial que te pede um pratinho pra levar pra
casa.
Lembrancinhas são sempre bem vindas e as de
criança então nem se fala. Festa de criança, chama criança, portanto, faça ou
compre algumas a mais.
Confirme com os famosos paus pra toda obra
(familiares e amigos ajudantes) se um dia antes e no dia do evento vão poder
participar e quais serão suas funções (uma das funções mais importantes e que
precisa ser bem combinada é a da pessoa responsável por tirar as fotografias).
No caso de não ter contratado um fotógrafo.
O que você puder antecipar no dia anterior,
você ficará mais tranquilo no dia seguinte, até pra poder ir ao salão arrumar
os cabelos, maquiagem e unhas. É fundamental estar com uma aparência boa para
receber os convidados, com cara de acabada e cansada transparece sobrecarga de
tarefas e falta de organização.
No dia do evento peça pra alguém pegar o
bolo, não fique com essa responsabilidade para não correr o risco de convidados
chegarem em seu evento e você está ausente.
Se for encher balões, faça isso quatro
horas antes do evento.
Disponibilize petiscos nas mesas dos
convidados até os salgados serem servidos, não há Cristo que aguente ficar
muito tempo na festa sem comer e beber e, torna-se deselegante esperar que o
evento encha para serem servidos os comes e bebes.
Se não houve garçons na festa, deixe as
bebidas disponíveis aos convidados. O mais comum são barris de gelo, com as
bebidas dentro.
Agora é só curtir o evento... BOA FESTA!!!
