ORGANIZANDO SUA FESTA

Planejando uma Festa 

Planejar uma festa pode se tornar muito cansativo, principalmente se tudo é deixado para o último minuto. Por isso, segue abaixo um planejamento que poderá te ajudar na organização do evento. 

Mãos à obra!!!

Faça um arquivo (no computador, ou num caderno) anotando todos os passos do planejamento. Este é o primeiro passo, e o mais importante! Escreva tudo o que você vai precisar fazer, na forma de Check List
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos, mais vai diluir os gastos. Porque todos os fornecedores exigem pagamento até a data do evento.

A festa do meu filho me programei com 6 meses de antecedência para que tudo saísse do jeitinho que eu sonhei, até porque o número de convidados seria grande. Então, logo tratei de pensar no tema (1º Passo); o que mais chamava a atenção do meu filho no momento? Os bichinhos da Floresta no quarto dele! Como ele ainda não tem muitas preferências, resolvi fazer esse tema que acompanharia o chá de bebê e a decoração do quarto. Ponto! Esse foi o passo inicial.

2º Passo – Iremos fazer em casa, no Buffet, ou locação de um espaço? Escreveria aqui milhões de linhas para colocar pra vocês os prós e contras de cada local. Mas acho que esse item é bem pessoal e vai de acordo com a realidade de cada um. No caso do meu filho, escolhi fazer em nossa casa, pois alguns familiares não a conheciam ainda, alguns amigos também, sem contar que eu fiz muitas guloseimas e, pra transportar tudo para outro lugar ficaria complicado. Com o dinheiro da locação de outro espaço, investi ainda mais na festinha. Agora se a festa for em salão, Buffet, sítio... melhor fazer a reserva imediata (4 meses antes) para não correr o risco de já estar reservado para a sua data).Tá aí, fica a dica.

3º Passo – Lista de convidados separados por adulto e crianças. É de suma importância saber a quantidade de adultos para calculo das comidas, bebidas, acomodação de mesas.

 A revista Crescer tem uma calculadora bem legal, vale a pena conferir:

http://editora.globo.com/pesquisas/quiz_crescer_051107.htm

Importante saber a quantidade de crianças para entrega de lembrancinhas. 

Se o número de crianças for grande, o ideal é locar brinquedos e recreação para entretenimento dos mesmos, caso contrário, você verá um monte de crianças correndo pra lá e prá cá brincando de pega-pega ou esconde-esconde (fato).

4º Passo - Data da festa e Quantidade de convites; aonde será feito? Empresa de personalizados ( no caso do meu filho, ele tem uma super sorte, o padrinho dele é design e faz cada arte linda, o convite do meu filho foi feito por ele – padrinho). Com a data, local, horário e quantidade de convidados, borá confeccionar o convite.

5º Passo – O que será oferecido na festa? Almoço; Coquetel; Jantar; Baladinha? Não se esqueçam: O tipo de cardápio servido tem de ser de acordo com o horário inicial do convite. Exemplo: As 14:00 almoço – as 16:00 coquetel – as 19:00 jantar – as 20:30 Coquetel Baladinha.

6º Passo – Se estou me programando com 6 meses de antecedência, quanto terei pra investir nesse evento? Se você for igual a mim, que não tem dinheiro guardado (RS)... É bom saber quanto poderá investir por mês. Na festa do meu filho cada mês eu comprava algo; (primeiro mês eu já sabia o tema, fui as compras na 25 de março. Tudo que achei sobre o tema floresta leão, macaco, girafa e elefante eu comprei. Segundo mês pesquisei personalizados lixinhos pra carro, ecobags pras mamães, modelo lembrancinha para as crianças etc...) E por aí foi.

7º Passo – O que poderei fazer em casa pra diminuir gastos. Vejam bem, esse item é bastante delicado, as vezes pensamos que fazer em casa sairá mais barato, mas só faça algo em casa se você dominar o assunto. Exemplo: Cupcake: Já fez antes? Qual recheio você usou, qual massa, Qual Cobertura? O total de todos os itens foi menor do que o orçamento que você fez com aquela doceira? E o seu tempo, gás, energia? Tudo isso precisa ser calculado e por aí vai.....

8º Passo – Momento da contabilização dos custos pra saber se consegue investir em mais alguma coisa.

9º Passo – Corra com a entrega do convite 1mês e 1/5 antes. É desagradável receber convite no mês do evento ou 2 semanas antes e, ainda exigir a presença do convidado. Hoje em dia as pessoas participam de muitos eventos e o quanto antes receber o convite á chance de ter a presença do convidado em sua festa é quase de 100%.

È elegante enviar aos convidados um: GUARDE A DATA, esse é um cartão (pode ser postado por e-mail ou correio) que a pessoa deverá guardar a data em sua agenda e que logo mais receberá o convite oficial.

10º Passo – Check list final de todo planejamento.

Dicas – Sempre calcule 15% a mais de tudo, pois poderão comparecer todos os convidados e agregados no evento, ou alguém especial que te pede um pratinho pra levar pra casa. 

Lembrancinhas são sempre bem vindas e as de criança então nem se fala. Festa de criança, chama criança, portanto, faça ou compre algumas a mais.

Confirme com os famosos paus pra toda obra (familiares e amigos ajudantes) se um dia antes e no dia do evento vão poder participar e quais serão suas funções (uma das funções mais importantes e que precisa ser bem combinada é a da pessoa responsável por tirar as fotografias). No caso de não ter contratado um fotógrafo.

O que você puder antecipar no dia anterior, você ficará mais tranquilo no dia seguinte, até pra poder ir ao salão arrumar os cabelos, maquiagem e unhas. É fundamental estar com uma aparência boa para receber os convidados, com cara de acabada e cansada transparece sobrecarga de tarefas e falta de organização.

No dia do evento peça pra alguém pegar o bolo, não fique com essa responsabilidade para não correr o risco de convidados chegarem em seu evento e você está ausente.

Se for encher balões, faça isso quatro horas antes do evento.

Disponibilize petiscos nas mesas dos convidados até os salgados serem servidos, não há Cristo que aguente ficar muito tempo na festa sem comer e beber e, torna-se deselegante esperar que o evento encha para serem servidos os comes e bebes.

Se não houve garçons na festa, deixe as bebidas disponíveis aos convidados. O mais comum são barris de gelo, com as bebidas dentro.

Agora é só curtir o evento... BOA FESTA!!! 

Dica após festa – Envie nota de agradecimento aos ajudantes e convidados. Uma das coisas que fiz no batizado do meu filho, foi, enviar a foto dele com a pessoa (Familiar ou amigo) tirada no dia do evento, via correio seguido de uma carta agradecendo.